Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen

und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung der DentDoc-Software und zugehöriger Dienstleistungen.

(2) Es gilt die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.

(3) DentDoc richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (Zahnärzte, Zahnarztpraxen, zahnmedizinische Einrichtungen).

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der DentDoc-Software als Software-as-a-Service (SaaS) zur automatisierten Transkription und Dokumentation von Patientengesprächen.

(2) Der Leistungsumfang umfasst:

• Audio-Transkription von Patientengesprächen
• KI-gestützte Dokumentationserstellung
• Sprechererkennung und -zuordnung
• Desktop-Anwendung für Windows
• Web-Dashboard zur Verwaltung

(3) Der Anbieter stellt die Software nach dem jeweiligen Stand der Technik bereit. Eine Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel wird angestrebt, ist jedoch nicht garantiert.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Software auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe einer Bestellung.

(2) Durch die Registrierung und das Absenden des Registrierungsformulars gibt der Kunde ein bindendes Angebot zum Vertragsschluss ab.

(3) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter das Angebot durch Freischaltung des Kundenkontos annimmt.

§ 4 Kostenlose Testphase

(1) Neukunden erhalten eine kostenlose Testphase mit 60 Minuten Transkriptionszeit.

(2) Die Testphase endet automatisch nach Verbrauch der 60 Minuten. Es entstehen keine automatischen Zahlungsverpflichtungen.

(3) Der volle Funktionsumfang steht während der Testphase zur Verfügung.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die aktuellen Preise sind auf der Website ersichtlich. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt pro Arbeitsplatz (PC) und monatlich im Voraus.

(3) Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder anderen von uns akzeptierten Zahlungsmethoden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe.

(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren, bis die ausstehenden Beträge beglichen sind.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten jederzeit zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(2) Die Kündigung kann über das Kundenkonto (Dashboard) oder per E-Mail erfolgen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Nach Vertragsende werden alle Kundendaten nach einer Frist von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• Die Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen
• Die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen
• Die erforderlichen Einwilligungen von Patienten für die Aufnahme und Verarbeitung einzuholen
• Die Lizenzbestimmungen (Anzahl Arbeitsplätze) einzuhalten

(2) Der Kunde ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in seiner Praxis selbst verantwortlich. Dies umfasst insbesondere die Einholung von Einwilligungen der Patienten zur Aufnahme und Verarbeitung der Gespräche.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, die generierten Dokumentationen vor der Verwendung zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

§ 8 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Software.

(2) Das Nutzungsrecht ist auf die vertraglich vereinbarte Anzahl von Arbeitsplätzen beschränkt.

(3) Eine Dekompilierung, Modifizierung oder Weitergabe der Software ist nicht gestattet.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.

(2) Für leicht fahrlässig verursachte Schäden haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden, insbesondere für entgangenen Gewinn, ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Wichtiger Hinweis: Die von der KI erstellten Dokumentationen sind als Unterstützung gedacht und ersetzen nicht die ärztliche Prüfung. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für medizinische Entscheidungen, die auf Basis der generierten Dokumentation getroffen werden.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, handelt er als Auftragsverarbeiter. Auf Wunsch wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

(3) Details zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

§ 11 Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten (insbesondere Audio-Daten und Transkriptionen) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden.

(2) Der Anbieter setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

• Vercel Inc. (Hosting)
• Supabase Inc. (Datenbank)
• AssemblyAI Inc. (Transkription)
• OpenAI, L.L.C. (KI-Verarbeitung)
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungsabwicklung)

(3) Auf Anfrage stellt der Anbieter einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.

§ 12 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.

(2) Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung widerspricht.

(3) Im Falle eines Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, das Vertragsverhältnis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu kündigen.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(4) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.